Επικοινωνία πολιτών με δημόσιες υπηρεσίες μέσω fax και e-mail

Έχουν συμπληρωθεί 19 χρόνια από την θέση σε ισχύ του Ν.2462/1998 που προβλέπει το δικαίωμα των πολιτών να υποβάλουν ερωτήσεις και αιτήσεις μέσω fax και e-mail στις δημόσιες και δημοτικές υπηρεσίες. Αυτό δεν φαίνεται να έχει γίνει ακόμη πλήρης συνείδηση σε όλον τον δημόσιο τομέα, παρόλο που μεσολάβησαν κι άλλοι, πιο αναβαθμισμένοι, νόμοι για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Παραθέτω την διάταξη του άρθρου 14 που ορίζει πώς γίνεται η εν λόγω ηλεκτρονική επικοινωνία, όπως ισχύει σήμερα.

Αρθρο 14 Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα (τηλεομοιοτυπία - ηλεκτρονικό ταχυδρομείο)

1. Επιτρέπεται η διακίνηση εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης ή μεταξύ αυτών και των ενδιαφερόμενων φυσικών προσώπων, νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου και ενώσεων προσώπων με τηλεομοιοτυπία και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

2. Για την εφαρμογή του παρόντος άρθρου ορίζονται :

α. Ως τηλεομοιοτυπία, η πιστή αναπαραγωγή από απόσταση εγγράφων με τη βοήθεια κατάλληλων τερματικών συσκευών.

β. Ως τηλεομοιότυπο, το λαμβανόμενο αντίγραφο στην τερματική συσκευή λήψης.

γ. Ως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το σύστημα αποστολής και λήψης μηνυμάτων μέσω δικτύου, από και προς την ηλεκτρονική διεύθυνση των χρηστών.

δ. Ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η πληροφορία, το κείμενο ή αρχείο δεδομένων ή άλλο έγγραφο, που μεταδίδεται με σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

ε. Ως ψηφιακή υπογραφή, η ψηφιακής μορφής υπογραφή σε δεδομένα ή συνημμένη σε δεδομένα ή λογικά συσχετιζόμενη με αυτά, που χρησιμοποιείται από τον υπογράφοντα ως ένδειξη αποδοχής του περιεχομένου των δεδομένων αυτών, εφόσον η εν λόγω υπογραφή :

αα) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα,

ββ) ταυτοποιεί τον υπογράφοντα,

γγ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει

υπό τον έλεγχό του και

δδ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο ώστε να μπορεί να αποκαλυφθεί οποιαδήποτε επακόλουθη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων.

3. Οι διατάξεις του παρόντος άρθρου που αφορούν τη διακίνηση εγγράφων με τηλεομοιοτυπία εφαρμόζονται στα έγγραφα που συντάσσονται από όργανα των υπηρεσιών της παραγράφου 1 ή από φυσικά πρόσωπα, νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου και ενώσεις προσώπων και ιδίως στις αποφάσεις, στις γνωμοδοτήσεις, στα πιστοποιητικά, στις βεβαιώσεις, στα ερωτήματα, στις αιτήσεις, στις εγκυκλίους, στις οδηγίες, στις εκθέσεις, στις μελέτες, στα πρακτικά, στα στατιστικά στοιχεία, στα υπηρεσιακά σημειώματα, στις έγγραφες εισηγήσεις, καθώς και στις απαντήσεις. Τα έγγραφα που διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο. Τ .Α. α` και β` βαθμίδας επιτρέπεται να επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτούμενο υπάλληλο της υπηρεσίας προς την οποία αποστέλλονται και να έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου.

4. Μεταξύ των υπηρεσιών της παραγράφου 1, διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κατά τις διατάξεις του παρόντος άρθρου, μηνύματα που έχουν ως περιεχόμενο γνωμοδοτήσεις, ερωτήματα, αιτήσεις, απαντήσεις, εγκυκλίους, οδηγίες, εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, υπηρεσιακά σημειώματα και έγγραφες εισηγήσεις. Κατά τον παραπάνω τρόπο διακινούνται μεταξύ των υπηρεσιών αυτών και των φυσικών και νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου μηνύματα που έχουν ως περιεχόμενο αιτήσεις παροχής πληροφοριών και σχετικές απαντήσεις.

5. Για τη διακίνηση εγγράφων με τηλεομοιοτυπία ή μηνυμάτων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προς φυσικά πρόσωπα, νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου ή ενώσεις φυσικών προσώπων απαιτείται η συγκαταθέσή τους. Τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου μπορούν, με την υποβαλλόμενη αίτησή τους ή το διακινούμενο μήνυμα, να δηλώνουν την προτίμησή τους ως προς το μέσο της απάντησης. Σε διαφορετική περίπτωση τεκμαίρεται η συγκατάθεσή τους για τη διακίνηση της απάντησης με το ίδιο μέσο.

6. Από τις διατάξεις των παραγράφων 3 και 4 εξαιρούνται :

α. Τα απόρρητα έγγραφα και εν γένει εκείνα των οποίων κωλύεται η χορήγηση αντιγράφων από τι διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας.

β. Τα έγγραφα τα οποία περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τις διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας για την προστασία ατόμων από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. [Σημειωτέον: ως "ευαίσθητα δεδομένα" ορίζονται από το άρθρο 2 (β) N.2472/1997 όσα αφορούν φυλετική ή εθνική προέλευση, πολιτικά φρονήματα, θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, υγεία, κοινωνική πρόνοια, ερωτική ζωή, σχετικά με ποινικές διώξεις ή καταδίκες καθώς και στη συμμετοχή σε συναφείς με τα ανωτέρω ενώσεις προσώπων]. 

γ. Οι αιτήσεις, προσφορές και δικαιολογητικά συμμετοχής στις διαδικασίες πρόσληψης προσωπικού με οποιαδήποτε σχέση, στους διαγωνισμούς ή διαδικασίες ανάθεσης δημόσιων έργων, μελετών, προμηθειών, παροχής υπηρεσιών ή σε άλλους δημόσιους διαγωνισμούς, οι οποίοι πραγματοποιούνται βάσει προκήρυξης, εξαιρούνται από τις διατάξεις των παραγράφων 3 και 4 μόνο στην περίπτωση που ορίζεται από ειδικές διατάξεις, ή την οικεία προκήρυξη ή πρόσκληση συμμετοχής με βάση ειδική αιτιολογία.

δ. Τα έγγραφα για τα οποία προβλέπεται από τις κείμενες διατάξεις η υποβολή τους σε πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα, καθώς και έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως δικαιολογητικά για την εξόφληση τίτλων πληρωμής.

ε. Τα πάσης φύσεως αποδεικτικά είσπραξης.

στ. Με αποφάσεις του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και του αρμόδιου κατά περίπτωση Υπουργού, που δημοσιεύονται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως και εκδίδονται εντός αποκλειστικής προθεσμίας τεσσάρων (4) μηνών από τη δημοσίευση του παρόντος νόμου, δύνανται να εξαιρούνται και άλλες κατηγορίες εγγράφων,

εφόσον ειδικοί λόγοι επιβάλλουν την εξαίρεση αυτή.

[Έχουν εκδοθεί οι εξής υπουργικές αποφάσεις που αφορούν εξαιρέσεις πρόσθετων εγγράφων:

α) Απόφαση 1031022/472/0006Δ, ΦΕΚ Β' 486/28.4.1999, "Εξαίρεση εγγράφων και μηνυμάτων αρμοδιότητας Υπουργείου Οικονομικών από την κατά τις διατάξεις των παρ. 3 και 4 του άρθρου 14 του Ν.2672/1998 διακίνησής τους με ηλεκτρονικά μέσα (τηλεομοιοτυπία και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αντίστοιχα)

β) Απόφαση 2/30049/0004. ΦΕΚ Β' 462/28.4.1999 για έγγραφα αρμοδιότητας του Γ.Λ.Κ.

γ) Απόφαση Φ.5/Β3/2427, ΦΕΚ Β' 462/28.4.1999 για έγγραφα αναγνώρισης τίτλων σπουδών από το ΔΙΚΑΤΣΑ

δ) Απόφαση Δ15/Α/Φ5/7199, ΦΕΚ Β' 484/28.4.1999 για έγγραφα αναζήτησης έρευνας και εκμετάλλευσης υδρογονανθράκων (εμπορίας πετρελαιοειδών κ.τ.λ.)

κι ένα π.δ. 342/2002 που καταργήθηκε]

8. Οι αιτήσεις που υποβάλλονται με τηλεομοιοτυπία δεν χαρτοσημαίνονται. Αν για τη χορήγηση πιστοποιητικού ή άλλου είδους βεβαίωσης απαιτείται η καταβολή παραβόλου, τέλους ή άλλου ποσού υπέρ του Δημοσίου ή τρίτων, τα σχετικά παραστατικά πρέπει να προσκομίζονται κατά την παραλαβή του. Στην περίπτωση αυτή δεν είναι δυνατή η αποστολή του πιστοποιητικού ή της βεβαίωσης με τηλεομοιοτυπία.

9. Για την εφαρμογή του παρόντος άρθρου, το μηχανικό μέσο (τηλεομοιτυπική συσκευή), με το οποίο μεταβιβάζεται το έγγραφο, πρέπει να αφήνει ευκρινές αποτύπωμα, ώστε να είναι δυνατή η αναγνώριση της συσκευής αποστολής. Το αποτύπωμα αυτό περιλαμβάνει τον αριθμό κλήσης της τηλεομοιοτυπικής συσκευής του αποστολέα και του παραλήπτη, την

ημερομηνία και την ώρα αποστολής, καθώς και τον αριθμό της τρέχουσας σελίδας.

10. Τα έγγραφα που αποστέλλονται από τις υπηρεσίες της παραγράφου 1 και τους ιδιώτες, φυσικά ή νομικά πρόσωπα, με τηλεομοιοτυπική συσκευή,  πρέπει, απαραιτήτως, να συνοδεύονται από φύλλο αποστολής. 

11. Προκειμένου για έγγραφα που αποστέλλονται από τις παραπάνω υπηρεσίες, το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει :

α. τον πλήρη τίτλο και τη διεύθυνση της αποστέλλουσας υπηρεσίας, 

β. τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου εγγράφου, όπως τον πλήρη τίτλο της εκδούσας υπηρεσίας, τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία έκδοσης,

γ. τον αριθμό σελίδων του αποστελλόμενου εγγράφου και

δ. το ονοματεπώνυμο, την ιδιότητα, τον αριθμό τηλεφώνου και τηλεομοιοτυπικής συσκευής, καθώς και την υπογραφή του χειριστή.

12. Προκειμένου για έγγραφα που αποστέλλονται από ιδιώτη, το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει :

α. το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και, εφόσον υπάρχει, της τηλεομοιοτυπικής συσκευής του φυσικού ή νομικού προσώπου που υπογράφει το έγγραφο και την ημερομηνία έκδοσης,

β. τον αριθμό των σελίδων του αποστελλόμενου εγγράφου και

γ. την υπογραφή του αποστολέα.

Αν το έγγραφο αποστέλλεται από νομικό πρόσωπο, το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει και τα στοιχεία που αναφέρονται στην περίπτωση δ` της προηγούμενης παραγράφου.

13. Τα εισερχόμενα με τηλεομοιοτυπία στις υπηρεσίες της παραγράφου 1 έγγραφα πρωτοκολλούνται με την ημερομηνία και κατά τη σειρά λήψης τους. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης καθορίζεται ο τρόπος συγκρότησης και τήρησης ενιαίου πρωτοκόλλου για τα έγγραφα που περιέχονται στην υπηρεσία, είτε κατατίθενται σε αυτήν είτε αποστέλλονται με το ταχυδρομείο ή τηλεομοιοτυπία.

14. Τα αναφερόμενα στις παραγράφους 10 ως και 12 στοιχεία και το περιεχόμενο του μεταβιβαζόμενου με τηλεομοιοτυπία εγγράφου θεωρούνται ότι έχουν ληφθεί πλήρως και ευκρινώς, εκτός αν ο παραλήπτης ζητήσει εκ νέου αποστολή του σε εύλογο χρόνο.

15. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ των υπηρεσιών της παραγράφου 1 του παρόντος πρέπει να περιέχουν, τουλάχιστον, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείόυ αποστολέα και λήπτη, τον πλήρη τίτλο της αποστέλλουσας υπηρεσίας, τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου μηνύματος, το ονοματεπώνυμο, την ιδιότητα και τον αριθμό τηλεφώνου και χειριστή. Αν στο μήνυμα προσαρτώνται αρχεία δεδομένων, αναγράφεται ο χαρακτήρας και τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας των δεδομένων αυτών.

[Οι παράγραφοι 7,16,17,18,19,20,22,23 και 24 ΚΑΤΑΡΓΗΘΗΚΑΝ με την παράγραφο 4 άρθρου 48 Ν.3979/2011,ΦΕΚ Α 138/16.6.2011.]

21. Το τηλεομοιότυπο έχει την ισχύ του μεταβιβαζόμενου εγγράφου, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις και τηρείται η διαδικασία που προβλέπεται στο παρόν άρθρο.

25. Η ισχύς του παρόντος άρθρου αρχίζει δύο (2) μήνες από τη δημοσίευση του νόμου αυτού στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.